Una lettera di invito a un evento di Azione Cattolica deve presentare con chiarezza l’iniziativa, indicare data, ora e luogo, spiegare il significato dell’incontro e favorire la partecipazione della comunità. Il tono più adatto è cordiale, rispettoso e coinvolgente: formale quando ci si rivolge a personalità istituzionali o a ospiti esterni, più familiare quando l’invito è destinato ai soci, alle famiglie e agli amici dell’associazione.
Il gruppo di Azione cattolica parrocchiale raccoglie adulti e giovani (e forse in futuro anche ragazzi) che hanno trovato in questa Associazione uno strumento che li accompagna a vivere nel quotidiano la loro vita di fede. Proviamo a vivere al meglio il tempo che ci è donato allargando, quanto possibile, sguardo e cuore alla comunità parrocchiale e alla società che è attorno a noi: questo ci accomuna in un impegno, sempre da rinnovare, fatto di disponibilità all’ascolto della Parola e servizio.
Le informazioni essenziali dell’invito
Prima di iniziare a scrivere la lettera, assicurati di avere sottomano tutte le informazioni necessarie, così che non dovrai fermarti di continuo per cercarle mentre stai scrivendo la tua lettera. Tra le informazioni fondamentali che non devono mancare in una lettera formale d’invito ad un evento troviamo: la lista degli invitati, con annotati il nome e il cognome; l’indirizzo ed il contatto di ogni singolo invitato; eventuali cariche ricoperte dall’invitato (Dottore, Professore, Avvocato, Signor Sindaco, eccetera…).
Una volta che abbiamo sott’occhio queste informazioni sugli invitati, possiamo iniziare a stilare una brutta copia di quello che sarà la struttura della nostra lettera. È bene tener conto del pubblico al quale è indirizzata la lettera, il tipo di evento di cui parliamo, il tono formale oppure commerciale o ancora se vogliamo dare un indirizzo commerciale oppure confidenziale alla nostra lettera d’invito.
Data, luogo e ora
Per cominciare, inseriamo le informazioni che abbiamo come la data, l'ora e il luogo dove si svolgerà l’evento. Per cominciare, dobbiamo informare l’invitato sul dove e quando si terrà l’evento in questione. È la prima informazione che dobbiamo fornire, poiché l’invitato si porrà già nell’ottica di doversi tener libero per quel giorno; inoltre questa scelta stilistica è da preferire per questioni estetiche.
La data, l’orario e il luogo devono essere facilmente individuabili già alla prima lettura. Se l’incontro prevede più momenti, è opportuno indicare ogni appuntamento separatamente, specificando per ciascuno l’orario e lo spazio nel quale si svolgerà.
Descrizione e significato dell’evento
Un’altra informazione basilare che dobbiamo inserire sin da subito è una breve descrizione dell’evento che è oggetto della lettera d’invito. Rimandando con troppi giri di parole, perderai l’attenzione dell’invitato e avrai mancato l’obbiettivo della lettera.
Sii conciso, mantenendo il tono generale che hai scelto per la lettera, cercando di dare più informazioni possibili sull’evento. Ogni invito formale dovrà rispettare il livello dell’interlocutore e contenere le informazioni più interessanti sull'evento. Il tono formale deve essere rispettoso, educato senza cadere nella sudditanza. Cordiale ma non confidenziale, insomma.
Nel caso di un’iniziativa di Azione Cattolica, la descrizione può richiamare la vita associativa, la preghiera, la formazione, il servizio, l’incontro tra generazioni e il rapporto con la comunità parrocchiale. La forza della nostra Associazione trova linfa nell’incontro quindicinale, ma anche nel supporto e condivisione dato dalla dimensione diocesana.
Il tema dell’anno associativo è “Andate dunque”, un invito che evoca il movimento, l’andare, l’intraprendere un percorso. Per farlo ci vuole coraggio e fiducia: coraggio per muoversi verso qualcosa che non si conosce e fiducia di raggiungere la meta.
Ci conforta il fatto che il Signore ci manda insieme, fratelli chiamati a camminare insieme, ognuno con i suoi ritmi ma tutti volti all’incontro con gli altri e con Lui. Questa festa è ogni anno un dono reciproco che fortifica i nostri legami e la comune volontà di continuare, pieni di speranze, a camminare insieme in Ac, nella Chiesa e nel mondo.
Programma dell’incontro
Quando l’evento comprende una celebrazione, un’assemblea, una testimonianza o un momento conviviale, è utile presentare il programma in modo ordinato. Vi invito pertanto alla Festa dell’adesione che avrà il seguente programma: Giovedì 08 dicembre celebreremo insieme la messa alle 10.30 con la benedizione delle tessere, al termine ci fermeremo insieme in chiesa per fare assemblea e potremo ascoltare la testimonianza di Alessandro Zanoni direttore della Caritas Diocesana.
Sabato 10 dicembre siete invitati ad un momento di convivialità alle 20.45 nel salone dell’Immacolata per giocare insieme a Khoot gioco a quiz. Domenica 11 dicembre parteciperemo, al pranzo comunitario nel salone dell’Immacolata per renderci presenza viva e visibile alla comunità.
Il programma deve permettere al destinatario di comprendere rapidamente che cosa accadrà e in quale ordine. Se il pranzo è su prenotazione sarà possibile iscriversi sul cartellone posto nell’atrio della chiesa o contattando Carlo al numero 39280067819.
Il tono della lettera
A seconda del tipo di evento dovrai usare o un tono formale o un altro meno elaborato. La lettera d’invito ad un convegno ovviamente non avrà lo stesso stile né gli stessi contenuti dell’invito all'inaugurazione di un bar in centro. Infatti ogni evento implica da sé la scelta di un certo registro stilistico, di una terminologia e di un tono adeguato ad esso.
Per un evento di Azione Cattolica rivolto ai soci e alle famiglie, è possibile utilizzare un linguaggio diretto e affettuoso, senza rinunciare alla chiarezza. Carissime e carissimi, la festa dell’Adesione della nostra associazione è ormai alle porte, vi immagino tutti intenti nel preparare questo appuntamento così significativo che riempie il nostro cuore di grande gioia!
Quando invece l’invito è destinato a un parroco, a un vescovo, a un rappresentante civile, a un relatore o a un ospite che non appartiene all’associazione, occorre adottare una formulazione più istituzionale. Il tono formale deve essere rispettoso, educato senza cadere nella sudditanza. Cordiale ma non confidenziale, insomma.
Invito rivolto ai soci
La festa dell’Adesione è un’occasione significativa per rinnovare il proprio impegno associativo e vivere insieme un momento di preghiera, di condivisione e di convivialità. L’8 dicembre dunque, solennità dell’Immacolata Concezione della Beata Vergine Maria, noi soci di Ac, ragazzi, giovani e adulti, rinnoviamo con entusiasmo il nostro “Sì” all’associazione, perché la nostra adesione è una scelta che testimonia la fiducia e la gratitudine verso la grande famiglia a cui apparteniamo.
Una festa che si moltiplica e diventa ancora più autentica quando ci permette di accogliere la formazione di nuove associazioni e l’ingresso di nuovi soci che riconosciamo come un dono prezioso per la Chiesa e per il nostro Paese. Chi desidera conoscerci non esiti a contattarci!
In questi giorni, in cui ci stiamo preparando per vivere al meglio la festa dell’Adesione, ci viene spontaneo rileggere la nostra vita e chiederci chi e dove saremmo se non avessimo incontrato l’AC. Ci chiediamo quali talenti sarebbero rimasti nascosti sia in noi sia nelle persone con cui abbiamo condiviso l’esperienza associativa.
Ci ricordiamo quanti amici abbiamo incontrato, quante persone in cui riponiamo fiducia e che sono parte essenziale delle nostre giornate. Quanto vissuto, quanta gratitudine per il dono dell’Azione Cattolica nella nostra vita!
Invito rivolto a nuovi partecipanti
L’invito può essere rivolto anche a persone che non conoscono ancora l’associazione. In questo caso è importante spiegare in modo semplice chi siete, che cosa fate e quale esperienza potranno vivere partecipando all’evento.
Il gruppo di Azione cattolica parrocchiale raccoglie adulti e giovani (e forse in futuro anche ragazzi) che hanno trovato in questa Associazione uno strumento che li accompagna a vivere nel quotidiano la loro vita di fede. Proviamo a vivere al meglio il tempo che ci è donato allargando, quanto possibile, sguardo e cuore alla comunità parrocchiale e alla società che è attorno a noi.
Una festa che si moltiplica e diventa ancora più autentica quando ci permette di accogliere la formazione di nuove associazioni e l’ingresso di nuovi soci che riconosciamo come un dono prezioso per la Chiesa e per il nostro Paese. In tanti attendono una nostra parola, un gesto, un segno di cura che si traduca nella proposta dell’adesione.
Come rivolgersi ai destinatari
La formula iniziale dipende dal rapporto con la persona invitata. Per una comunicazione rivolta a una comunità già conosciuta si possono usare formule come “Carissime e carissimi” oppure “Cari soci”. Per un invito istituzionale sono più adatte formule come “Egregio Signor”, “Alla cortese attenzione di” o “Gentile Dottore”.
Se pensate di invitare formalmente i vostri ospiti scrivete a mano una lettera e fate in modo di recapitarla all’indirizzo di ogni singolo invitato. Una lettera si scrive usando preferibilmente una carta da lettere di colore sobrio, e senza disegni, la busta dovrà essere coordinata al tipo di carta, l’inchiostro della penna blu o nero e il destinatario va riportato in basso a destra sulla busta.
Invito personale e confidenziale
Utilizza la seconda persona singolare, dando quindi del tu all'interlocutore, per mantenere un rapporto di confidenza e utilizza pure uno stile poco formale che anzi, in questo tipo di inviti, funziona maggiormente poiché crea empatia con l'invitato.
Fornisci il numero di telefono o un contatto email per la conferma, anche se in questi casi è sufficiente un messaggio ad esempio su Whatsapp. Informa l'invitato come si svolgerà l'evento e chi sono i partecipanti principali, aggiungendo anche qualche battuta di spirito per far intendere che sarà una serata alla quale non può mancare, all'insegna del divertimento.
Crea inviti personalizzati, aggiungendo anche informazioni singolari, per rendere speciale l'invitato e coinvolgerlo maggiormente. Nel caso di un invito informale, andrà benissimo anche solo un SMS.
Invito formale
Ogni invito formale dovrà rispettare il livello dell’interlocutore e contenere le informazioni più interessanti sull'evento. Deve risultare chiaro ed armonico sin dalla prima lettura; evita informazioni superflue concentrandoti sulla stesura di un invito completo, elegante e accattivante.
Per farti un’idea, cerca su internet dei facsimile di inviti ad eventi già compilate, per prendere spunto e personalizzare la tua che, ti ricordo, dovrà contenere le informazioni e lo stile del TUO evento: invito ad una manifestazione, invito ad una mostra, invito ad una cena aziendale, invito a meeting aziendale, lettera di invito per partecipazione a convegno, invito o partecipazione a un matrimonio, lettera di invito ad un’inaugurazione di una nuova attività, apertura nuovo punto vendita, invito ad una esposizione.
Contatti e conferma di partecipazione
Dopo aver riassunto in poche parole le caratteristiche dell'evento, inseriamo subito il numero di telefono, il nome e il cognome ed eventualmente un contatto email della persona incaricata dell'organizzazione. Dopo aver controllato che non vi siano errori di battitura o di contenuto nelle informazioni che abbiamo inserito, possiamo procedere all'invio della nostra lettera di partecipazione all'evento.
Per la perfetta riuscita dell’evento, è importante avere la conferma di partecipazione da parte degli invitati: solo così, infatti, si potranno organizzare al meglio gli spazi scelti per l’evento, e altri dettagli come, banalmente, il numero dei posti a sedere, i coperti per un eventuale rinfresco, il menù e così via.
Pertanto, quando scrivete l’invito all’evento, ricordate di mettere in calce la richiesta di conferma di partecipazione, con una data entro la quale far pervenire la risposta: con il numero esatto dei vostri partecipanti, e il giusto tempo a disposizione, sarà decisamente più semplice organizzare tutto al top!
Se prevedete di servire un rinfresco, un pranzo o una cena, aggiungete all’invito la richiesta di indicare eventuali intolleranze alimentari; una gentilezza che non passerà inosservata ai vostri ospiti.
La scelta del mezzo di consegna
Una volta che abbiamo inserito tutte le informazioni necessarie, dobbiamo decidere come recapitare i nostri inviti. Anche qui è fondamentale la tipologia di evento. È logico pensare che se dobbiamo invitare una persona importante ad un evento molto esclusivo, non è carino inviare una semplice ed anonima email.
Lo stesso ragionamento è applicato alle lettere d’invito ai matrimoni e ad altre cerimonie importanti, per le quali si sceglie una consegna via posta o in caso di rapporto confidenziale, a mano. L’ultima modalità è quella che garantisce un maggiore successo, poiché la presentazione dell’evento avviene di persona.
Lettera cartacea
Le alternative alla posta elettronica sono la consegna a mano oppure tramite posta. L’ultima è utile in caso l’invitato abiti molto distante, oppure per ricalcare inviti in vecchio stile. In questo caso, tuttavia, sarà opportuno scegliere anche la carta da lettere giusta e una busta all’altezza dell’invito.
Infine puoi scegliere di consegnare a mano il tuo invito, sempre provvedendo ad un’opportuna rilegatura in una busta da lettere. È la scelta da preferire se si è in rapporto confidenziale con l’invitato oppure se si ha la necessità o il desiderio di comunicare la personale volontà della sua partecipazione all’evento.
Per gli eventi pubblici e universitari oggi la forma più utilizzata è l’email elettronica: non impegna e non ha costi aggiuntivi legati alla consegna, il che comporta un notevole risparmio a livello di Budget. Inoltre è molto più semplice confermare o rifiutare l’invito, poiché molti supporti email oggi prevedono opportune funzioni per queste casistiche.
L’e-mail ha cambiato il nostro modo di comunicare attraverso la lettera e soprattutto è diventato lo strumento prevalente con il quale comunichiamo oggi grazie alla sua indiscussa efficienza e comodità. Spedire, dunque, un invito via e-mail è ormai pratica molto comune soprattutto per un invito ad un evento aziendale o culturale.
L’e-mail avrà sempre un saluto iniziale e un commiato finale, è buona educazione inserire al piede della e-mail la firma e ricordatevi di evitare il tu a prescindere anche se si tratta di un evento informale. L’email non è una forma di comunicazione colloquiale, ma solo un mezzo più rapido di consegna delle nostre lettere.
Social e newsletter
Avete mai pensato di invitare ad un evento via social? Ebbene, anche questa modalità si può annoverare tra le opzioni a vostra disposizione: un invito adatto per un pubblico giovane e connesso, da evitare per eventi molto formali, ma adattabile a diverse tipologie quali concerti, presentazioni di libri, inaugurazioni di mostre d’arte, reunion…
Potete rimandare ad un link per registrarsi all’evento così da avere anche la conferma di partecipazione e condividere tutti i dettagli di quanto organizzato, in tempo reale. Altro canale per raggruppare tutti i vostri destinatari e inviar loro rapidamente l’invito all’evento, è l’utilizzo di una newsletter, particolarmente utile in caso scegliate di inviare, per l’appunto, l’invito via mail, e vi troviate con un grande numero di invitati da raggiungere velocemente.
Trattandosi di una newsletter, il testo non potrà essere personalizzato con il nome del destinatario, ma si opterà per un’informazione di carattere prettamente informativo, adatta a tutti gli invitati. E’ sempre importante indicare con chiarezza la natura dell’evento nell’oggetto della email, dopodiché, nel corpo, indicherete tutte le informazioni utili come il tema, la data e l’ora, eventuali dress code e attività svolte, includendo sempre la richiesta di conferma di partecipazione e la vostra firma con tutti i contatti utili.
Quando inviare l’invito
Per ottimizzare la pianificazione dell’evento, è importante scegliere quando inviare le partecipazioni. Per quanto concerne un evento esclusivo ciò è inoltre un sintomo di rispetto ed educazione nei confronti degli invitati.
A seconda delle necessità collegate all’evento, della tipologia di persone invitate e altri fattori, è necessario rendere possibile all’invitato di organizzarsi per la partecipazione. Nel caso di eventi più informali, possono bastare dieci giorni di preavviso, avendo così la possibilità di capire velocemente il numero di partecipanti.
Per eventi molto importanti come convegni e matrimoni, è necessario un preavviso maggiore, così che l’invitato abbia il tempo e la possibilità di organizzarsi per eventuali problematiche che riguardano lo spostamento dalla sua città oppure impegni lavorativi.
Per questo gli inviti formali vanno inviati almeno due settimane prima e preparati con largo anticipo, fino a 30 giorni prima che l’evento abbia sede. In merito alla seconda tipologia di eventi è bene provvedere alla consegna della lettera dai venti ai sessanta giorni prima che si tenga l’evento, a discrezione dell’organizzazione.
La scelta della tempistica è importante poiché si deve dare tempo non solo agli organizzatori, ma anche a chi sarà addetto alla preparazione dell’evento, di provvedere a tutte le occorrenze. Con la giusta organizzazione infatti, sarà possibile comunicare agli addetti ai lavori (come i servizi di catering o ristorazione) l’effettiva partecipazione, così da evitare anche sprechi di denaro e cibo.
Modello di lettera per la Festa dell’Adesione
Carissimi,
Ecco nuovamente arrivato il momento dell’anno nel quale ci ritroviamo come associazione, per rinnovare il nostro sì, sarà bello incontrarsi e vivere insieme alcuni momenti di preghiera e di convivialità.
Come ci ricorda papa Francesco nella Evangelii Gaudium n. 24: La Chiesa “in uscita” è la comunità di discepoli missionari che prendono l’iniziativa, che si coinvolgono, che accompagnano, che fruttificano e festeggiano. La comunità evangelizzatrice gioiosa sa sempre “festeggiare”.
L’8 dicembre dunque, solennità dell’Immacolata Concezione della Beata Vergine Maria, noi soci di Ac, ragazzi, giovani e adulti, rinnoviamo con entusiasmo il nostro “Sì” all’associazione, perché la nostra adesione è una scelta che testimonia la fiducia e la gratitudine verso la grande famiglia a cui apparteniamo.
Vi invito pertanto alla Festa dell’adesione che avrà il seguente programma:
- Giovedì 08 dicembre celebreremo insieme la messa alle 10.30 con la benedizione delle tessere, al termine ci fermeremo insieme in chiesa per fare assemblea e potremo ascoltare la testimonianza di Alessandro Zanoni direttore della Caritas Diocesana.
- Sabato 10 dicembre siete invitati ad un momento di convivialità alle 20.45 nel salone dell’Immacolata per giocare insieme a Khoot gioco a quiz.
- Domenica 11 dicembre parteciperemo, al pranzo comunitario nel salone dell’Immacolata per renderci presenza viva e visibile alla comunità.
Sarà possibile rinnovare l’adesione direttamente giovedì 08/12 prima della S. Messa e fino alla fine dell’assemblea e domenica all’inizio e al termine della S. Messa.
Spero vivamente di incontrarvi, un caro saluto a voi e alle vostre famiglie.
Giuseppe Notarstefano
Modello di invito a un incontro di Azione Cattolica
Carissime e carissimi,
La festa dell’Adesione della nostra associazione è ormai alle porte, vi immagino tutti intenti nel preparare questo appuntamento così significativo che riempie il nostro cuore di grande gioia!
Questa festa è ogni anno un dono reciproco che fortifica i nostri legami e la comune volontà di continuare, pieni di speranze, a camminare insieme in Ac, nella Chiesa e nel mondo.
Vi invitiamo a partecipare a un momento di preghiera, di incontro e di convivialità, per rinnovare il nostro “Sì” all’associazione e condividere la gioia di appartenere alla grande famiglia dell’Azione Cattolica.
Sarà bello incontrarsi e vivere insieme alcuni momenti di preghiera e di convivialità. Chi desidera conoscerci non esiti a contattarci!
Un caro saluto a voi e alle vostre famiglie.
Modello di invito formale
All’Egregio Signor______
Invito di partecipazione a <NOME DELL’EVENTO>.
Il gruppo di Azione cattolica parrocchiale raccoglie adulti e giovani (e forse in futuro anche ragazzi) che hanno trovato in questa Associazione uno strumento che li accompagna a vivere nel quotidiano la loro vita di fede.
Proviamo a vivere al meglio il tempo che ci è donato allargando, quanto possibile, sguardo e cuore alla comunità parrocchiale e alla società che è attorno a noi: questo ci accomuna in un impegno, sempre da rinnovare, fatto di disponibilità all’ascolto della Parola e servizio.
Saremmo lieti di accoglierLa all’evento, che si terrà il giorno ______ alle ore ______ presso ______.
Seguiranno un momento di preghiera, l’incontro con la comunità e una testimonianza dedicata al tema dell’iniziativa.
Per confermare la partecipazione è possibile contattare ______ al numero ______ oppure all’indirizzo email ______.
Cordiali saluti.
Controllo finale della lettera
Dopo aver controllato che non vi siano errori di battitura o di contenuto nelle informazioni che abbiamo inserito, possiamo procedere all’invio della nostra lettera di partecipazione all’evento. Prima della consegna è utile verificare che il nome del destinatario, la data, l’orario, il luogo, il programma e i contatti siano corretti.
Stilate un elenco preciso di tutti coloro che vorreste fossero presenti al vostro evento e assicuratevi che ciascuno riceva l’invito, secondo le modalità che avete scelto: sia esso in forma cartacea o digitale. L’elenco degli invitati è chiaramente una tappa obbligata per non dimenticare nessun ospite importante, inoltre, in base al tipo di evento e alle persone che dovranno intervenire, tono e stile dell’invito verranno modulati di conseguenza.
Una lettera d’invito ad un evento di Azione Cattolica deve dunque unire informazioni pratiche e senso dell’incontro. La chiarezza aiuta a partecipare, mentre le parole dedicate alla fede, alla fraternità e al cammino comune permettono di comprendere il significato dell’iniziativa.
