URBI Smart è la piattaforma di soluzioni applicative e servizi per la Pubblica Amministrazione che garantisce un sistema informativo gestionale completo, versatile e web nativo. URBI Smart copre tutte le aree funzionali dell’Ente e garantisce a corredo servizi di assistenza, formazione e consulenza nonché servizi di supporto che, con approccio metodologico normativo-operativo accompagnano i Clienti negli adempimenti in ambito contabile-amministrativo, fiscale, di gestione del personale, programmazione ed opere pubbliche.
Nel contesto della Regione Sardegna, una piattaforma di questo tipo può sostenere la gestione coordinata degli uffici, la condivisione delle informazioni, la digitalizzazione dei procedimenti e l’erogazione di servizi online rivolti a cittadini, imprese e dipendenti dell’ente. Con il sistema URBI Smart PA Digitale S.p.A. si pone tra i leader di mercato come partner tecnologico qualificato per la Pubblica Amministrazione: la sua mission è quella di accompagnare gli Enti nel processo di innovazione e transizione al digitale, per realizzare una PA vicina ai cittadini con servizi on line semplici, di massima usabilità, anche da mobile, nel rispetto delle disposizioni normative, degli obiettivi del PNRR, del Piano Triennale per l’Informatica e della strategia UE per la digitalizzazione dei servizi pubblici e delle imprese.
Che cos’è URBI Smart
URBI Smart la piattaforma di soluzioni applicative gestionali e servizi innovativi per la PA. Sono più di 1.000 i Clienti - Enti e Aziende Pubbliche di diverse tipologie - che hanno scelto PA Digitale e più di 10.000 gli utenti che quotidianamente lavorano sulle procedure applicative URBI Smart.
URBI Smart è un sistema web nativo: l’accesso alle soluzioni software erogate in modalità cloud/SaaS avviene senza l’utilizzo di adattatori o componenti aggiuntivi rispetto a quelli forniti semplicemente da un browser e, dunque, attraverso internet, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, perfettamente in linea con le direttive di Agenzia per l’Italia Digitale.
Gestione integrata dei dati e degli uffici
URBI Smart consente un elevato grado di interazione tra i vari settori e uffici: le informazioni sono condivise dalle applicazioni software che compongono il sistema, senza duplicazione, con una gestione centralizzata dei dati che semplifica processi e attività, rendendo disponibili informazioni costantemente aggiornate.
L’univocità del dato è rispettata dal sistema di gestione in cui tutte le informazioni presenti in URBI sono organizzate e gestite per soggetti, oggetti e documenti dando concretezza, ad esempio, al concetto di anagrafe estesa: le persone e gli oggetti territoriali sono collegati da reciproche relazioni che consentono un controllo del territorio costantemente aggiornato e più consapevole.
La condivisione delle informazioni tra applicazioni e uffici limita la duplicazione dei dati e favorisce una gestione più ordinata delle attività amministrative. Le informazioni costantemente aggiornate possono inoltre agevolare la comunicazione interna e il coordinamento tra le strutture dell’ente.
Workflow amministrativo e tracciabilità dei procedimenti
Il workflow applicativo del sistema URBI Smart guida i vari processi amministrativi assegnando le attività agli operatori competenti, tiene traccia di tutte le fasi di un procedimento e dell’esecutore ed offre informazioni certe sullo stato di avanzamento di una pratica.
Assegna e dà evidenza a ciascun operatore delle attività in carico, garantisce la tracciabilità delle pratiche e consente di amplificare la cooperazione tra i settori/uffici. Il tutto a beneficio della comunicazione interna e dell’efficienza dell’ente.
Pertanto, il workflow garantisce una gestione efficiente in grado di evitare ritardi nell’espletamento delle pratiche a cittadini e imprese e preserva, quindi, la responsabilità dei funzionari incaricati; non ultimo, offre elementi di valutazione delle performance individuali.
Gestione documentale e conservazione digitale
URBI Smart garantisce un sistema rapido ed efficace per la gestione di tutti documenti prodotti e ricevuti quotidianamente dall’ente, sia in formato digitale, sia in formato cartaceo (laddove ancora necessario come, ad es., nei rapporti con i privati cittadini).
La gestione documentale risponde all’esigenza sempre più avvertita dalla Pubblica Amministrazione di avere sotto controllo l’intero ciclo di creazione, gestione, scambio e archiviazione di dati, informazioni e documenti, interni ed esterni all’ente.
Il nuovo scenario di digitalizzazione e dematerializzazione, suggerito dalle recenti normative, richiede infatti agli enti di dotarsi di strumenti che non si limitino solo alla produzione, ricezione e trasmissione dei documenti digitali, ma che siano anche in grado di garantirne la fruizione e, soprattutto, la sicurezza e la validità nel tempo attraverso la conservazione digitale a norma (PA Digitale S.p.A. è iscritta nell’Elenco dei Conservatori attivi nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID).
Grazie alla tecnologia web e quindi all’accesso anche da mobile, i documenti possono essere visionati o gestiti in qualsiasi momento e luogo.
Accesso cloud e utilizzo da dispositivi mobili
Tutte le applicazioni possono essere quindi utilizzate da più postazioni di lavoro e indipendentemente dalla loro collocazione fisica, sia mediante PC (con browser collegato ad internet) che mediante i più moderni strumenti mobile smartphone, iphone, ipad Apple, tablet Androide cc.
Questo significa un notevole risparmio sui costi infrastrutturali e di relativa manutenzione e/o gestione (tipici delle installazioni in locale) e Amministratori e Funzionari sono sollevati dalle responsabilità connesse alla sicurezza e ripristino dei dati.
Gli Enti possono utilizzare soluzioni ad alto profilo tecnologico, costantemente aggiornate, senza forti investimenti infrastrutturali e pesanti costi di gestione (tipici delle installazioni in locale), con ridotto utilizzo di banda, assicurando l’erogazione di servizi multicanali ai propri cittadini, alle imprese ed ai dipendenti dell’ente.
Qualificazione cloud e riferimenti normativi
Nell’ambito della Strategia Cloud Italia e nell’attesa della pubblicazione da parte di ACN - Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale - delle nuove modalità per le procedure di qualificazione del cloud della PA che disciplineranno il regime ordinario (Decreto direttoriale n. 29 del 2 gennaio 2023), in ottemperanza al principio“ Cloud First” e alla “Strategia Cloud Italia” il sistema URBI Smart è qualificato sul Cloud Marketplace ACN ( conformemente a quanto previsto dalle Circolare AgID n. 3 del 09/04/2018 “Criteri per la qualificazione di servizi SaaS per il Cloud della PA” (Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 92, 20/04/2018).
Tutte le certificazioni aziendali insistono sul campo di applicazione: “Analisi, progettazione, sviluppo, produzione, installazione, commercializzazione, distribuzione, manutenzione e assistenza di prodotti software per la Pubblica Amministrazione Locale e Centrale e per il Mercato Privato, erogati in modalità SaaS oppure erogati con installazione in locale (on premise). Erogazione dei servizi professionali connessi ai prodotti software. Erogazione dei servizi SaaS in cloud per la Conservazione Digitale di documenti informatici a Norma e relativo servizio di assistenza”.
Servizi digitali e rapporto con i cittadini in Sardegna
La Regione rinnova la rete degli Uffici relazioni con il pubblico integrandola con nuovi servizi digitali per rendere la comunicazione con i cittadini ancora più immediata: un form dedicato per chiedere assistenza e l’attivazione del canale WhatsApp.
Grazie al progetto smart URP, oggi le richieste possono essere inviate attraverso la compilazione di un form online nella sezione Servizi per i cittadini, accessibile da questo link. Qui è possibile indicare la tematica, l'argomento e l'oggetto della segnalazione con la possibilità di inserire una breve descrizione.
La richiestà sarà inoltrata all’Ufficio relazioni con il pubblico competente per materia. Inoltre, dalle pagine del sito istituzionale della Regione, è possibile accedere al pulsante WhatsApp della “Rete URP Regione Autonoma Sardegna” che garantisce un filo diretto con l’amministrazione via chat.
Anche in questo caso le comunicazioni arriveranno agli URP di competenza.
Supporto alla trasformazione digitale della Regione
L'Assessorato degli Affari generali esercita un ruolo fondamentale e centrale per tutte le pubbliche amministrazioni regionali che hanno necessità di supporto per l’attivazione dei servizi digitali, l’uso della connettività e gli interventi del piano per la digitalizzazione.
Tra le tante misure, soprattutto di carattere sanitario, che la Regione ha messo in campo per gestire l'emergenza legata alla diffusione del Covid-19, è stato garantito che ogni dipendente possa continuare a lavorare, evitando di bloccare l'amministrazione regionale e garantendo ai cittadini di accedere ai servizi in totale sicurezza.
L'assessore degli Affari generali, Valeria Satta, ricorda che sin dal 29 febbraio, ancora prima del decreto del presidente Conte, la Regione Sardegna ha attuato lo smart working. "Sono state attivate le utenze del dominio regionale per 3.667 dipendenti, che così hanno potuto lavorare da casa sin da venerdì 6 marzo - aggiunge l'assessore Satta - Contemporaneamente sono stati attivati una task force e un numero verde (800.150.800) per garantire consulenza e supporto a tutte le strutture del sistema Regione, anche alle ulteriori 910 utenze attivate al di fuori del dominio regionale.
Sono convinta dei vantaggi dello smart working, che può aumentare la produttività, ridurre gli spostamenti, contribuire alla salvaguardia dell'ambiente e migliorare la qualità della vita dei dipendenti".
Ambiti funzionali e servizi di accompagnamento
URBI Smart copre tutte le aree funzionali dell’Ente e garantisce a corredo servizi di assistenza, formazione e consulenza nonché servizi di supporto che, con approccio metodologico normativo-operativo accompagnano i Clienti negli adempimenti in ambito contabile-amministrativo, fiscale, di gestione del personale, programmazione ed opere pubbliche.
- contabile-amministrativo;
- fiscale;
- gestione del personale;
- programmazione;
- opere pubbliche;
- gestione documentale;
- workflow e procedimenti amministrativi;
- servizi digitali e accesso multicanale.
La piattaforma integra quindi strumenti applicativi e servizi di supporto destinati a seguire l’ente sia nella gestione ordinaria sia negli adempimenti collegati alla trasformazione digitale.
Elementi distintivi di URBI Smart
| Area | Funzionalità o caratteristica |
|---|---|
| Integrazione | Condivisione delle informazioni tra settori e uffici senza duplicazione |
| Dati | Gestione centralizzata e univocità del dato |
| Territorio | Anagrafe estesa e collegamento tra persone e oggetti territoriali |
| Procedimenti | Assegnazione delle attività, tracciabilità e stato di avanzamento |
| Documenti | Gestione di documenti digitali e cartacei e conservazione digitale a norma |
| Accesso | Utilizzo tramite browser, PC e dispositivi mobili |
| Cloud | Erogazione in modalità cloud/SaaS e qualificazione sul Cloud Marketplace ACN |
| Supporto | Assistenza, formazione, consulenza e servizi normativo-operativi |
Applicazioni per una PA più accessibile
La tecnologia web e l’accesso da dispositivi mobili permettono di utilizzare le applicazioni da più postazioni di lavoro, indipendentemente dalla loro collocazione fisica. Questa impostazione può favorire la continuità operativa degli uffici, il lavoro coordinato tra le strutture e l’erogazione di servizi multicanali.
La gestione integrata dei dati, il workflow applicativo e la gestione documentale contribuiscono a rendere più controllabili i procedimenti amministrativi. L’obiettivo è assicurare servizi on line semplici, di massima usabilità, anche da mobile, nel rispetto delle disposizioni normative, degli obiettivi del PNRR, del Piano Triennale per l’Informatica e della strategia UE per la digitalizzazione dei servizi pubblici e delle imprese.